Jak správně vypsat a vyhodnotit výběrové řízení?

Je pravda, že v rámci nakupovaných služeb a činností v rámci bytového domu není nutno výběrová řízení realizovat, pokud nemáme záměr čerpat nějakou státní podporu. Přes to výběrová řízení doporučuji realizovat. Důvodů je hned několik.

Jedná se zejména o dosažení nejvhodnějšího poměru cena/kvalita, nalezení opravdu kvalitního výrobce, či dodavatele služby a také o ochranu každého, kdo má na starosti správu budovy. Dobře realizované výběrové řízení představuje i dobrý podklad pro zamezení jakýchkoliv „řečí“ na téma zvýhodnění za protislužbu.

 

Co je pro přípravu výběrového řízení nejdůležitější?

Možná se budete divit, ale je to co nejlépe vědět co chceme!

Abychom se do vlastní přípravy výběrového řízení mohli pustit je podle mne nutné zjistit od všech spoluvlastníků jejich představy, požadavky a očekávání, která od uvedené aktivity mají. Již tento proces zjišťování vytváří prostor pro následné schválení plánované aktivity. Je jistě každému jasné, že nemá cenu výběrové řízení realizovat, pokud dopředu nemáme schválen členskou základnou v souladu s našimi stanovami, plánovaný záměr.

Uveďme si příklad z naší praxe. Před nějakou dobou se na nás obrátil předseda SVJ, abychom mu pomohli řešit reklamaci na špatnou instalaci výtahových dveří. Jako SVJ chtěli udělat nové výtahové dveře, které by umožnily hladkou průchodnost třeba kočárku nebo invalidnímu vozíku. Po firmě, která vyhrála výběrové řízení, požadovali tedy zhotovení nových dveří. Firma jim zakázku realizovala, podle jejich požavků a specifikací a skutečně jim nainstalovala dveře o požadované velikosti. Nicméně se ukázalo, že dveře nejdou otevřít do plna, a tímpádem průchodnost dveří neodpovídá původnímu záměru. Je tedy rozdíl požadovat šířku dveří nebo šířku průchodnosti dveří. Ukázalo se tedy, že výběrové řízení bylo chybně vypsáno (byl špatně specifikovaný investiční záměr) a navíc nebylo správně kontrolováno.

Jednotlivé požadavky spolu s technickým řešením a splněním legislativních předpisů, respektive norem, vytváří základní kostru výběrového řízení, tedy jeho zadání a následovného vyhodnocení.

Tuto kostru je nutno doplnit o položky: doba realizace, délka záruky, kvalitní personifikované reference, způsob komunikace, vlastního přípravného postupu v rámci přípravy nabídky, způsob financování a pochopitelně cena.

Následuje přiřazení rozhodovacích vah. Řekněme bodů, které v celkovém součtu vytváří hodnocení jednotlivých nabídek.

Zde bych si dovolil důležité upozornění. Počet bodů za „cenu realizace zakázky“ nesmí převážit ostatní parametry! Pokud by tomu tak bylo, vybíráme pouze podle ceny a naše požadavky se stávají pomocnou rozhodovací váhou v případě shodné ceny.

Výsledkem těchto aktivit může být třeba tabulka, která obsahuje popis požadavků po řádcích, ke každému řádku přiřadíme body, případně poznámka pro hodnotitele.

A jak je to s vlastním výběrovým řízením?

Zde doporučuji oslovit minimálně 5 firem, které se problematikou zabývají. Zdrojem pro výběr může být členská základna, doporučení od kolegů či známých a v neposlední řadě je to Internet či sociální sítě.

Osloveným firmám poskytneme zadání, které vyplývá z námi již připravené tabulky. Každá firma musí obdržet identické zadání!

Společnosti, které naši poptávku akceptují a připraví nám své řešení, respektive nabídku, mohou, avšak nemusí, naše zadání naplnit na 100 %. Některé položky nemusí řešit. I tento fakt je nutno v rámci vyhodnocování zohlednit.

Řešením může být, že nenaplněná položka zadání má přiřazenu nulovou, nebo i zápornou hodnotu.

Vždy je nutné stanovit závazný termín dodání nabídek! Společnosti, které toto nesplní, by měly být automaticky vyřazeny, nebo by měla existovat položka Dodržení termínu předání nabídky, která při nedodržení snižuje výsledné hodnocení.

Vyhodnocení

Při dobře připraveném zadání včetně vah není až tak náročné. Jednotlivé nabídky, respektive naplnění našich požadavků, tedy zadání zapíšeme do odpovídajících řádků naší tabulky výběrového řízení. Sečteme jednotlivé váhy, tedy hodnocení. Vítězí ten, a tedy potenciálním dodavatelem je ten, který získal nejvíce bodů.

Mnozí zadavatelé nechávají i realizaci výběrového řízení na externí firmě. Zde doporučuji aktivní spoluúčast, a to zejména v první části, tedy stanovení co chceme, co očekáváme. Je také dobře prověřit, zdali externí řešitel není vázán na nějakého konkrétního dodavatele a celé řízení nevede tak, aby vyhrál ne nejlepší, ale oblíbený.

Autor
Petr Němec, Pro náš dům, z.s.